Tietopankki · Tilien omistajuus
Kuka omistaa yrityksesi markkinointitilit? Näin selvität sen ja saat hallinnan takaisin
Facebook-sivu, Google Ads, Analytics, LinkedIn, TikTok, YouTube, verkkosivut ja verkkotunnus: tiedätkö, kuka niihin pääsee kirjautumaan ja kuka ne oikeasti omistaa? Tämä opas näyttää, mistä katsot tiedot kullakin alustalla, mitä teet kun kukaan ei pääse sisään ja miten estät ongelman toistumisen.
Miksi omistajuus on tärkeää
Työntekijä tai toimisto lähtee
Jos ainoa ylläpitäjä oli lähtenyt henkilö, kukaan ei voi lisätä käyttäjiä, muuttaa laskutusta tai palauttaa tiliä.
Tilit ovat henkilökohtaisessa profiilissa
Sivut, mainostilit ja kanavat luodaan usein jonkun henkilökohtaisilla tunnuksilla. Kun hän lähtee, pääsy lähtee mukaan.
Tili lukittuu tai joutuu väärälle henkilölle
Palautus on paljon nopeampaa, kun omistaja, palautussähköposti ja puhelinnumero tiedetään valmiiksi.
Pääsy ei ole sama asia kuin omistajuus
Pääsy tarkoittaa, että henkilö voi kirjautua sisään ja tehdä töitä. Omistajuus tarkoittaa, että tili kuuluu yrityksellesi eikä katoa, kun yksi ihminen lähtee. Molemmat pitää tarkistaa: tilillä voi olla viisi käyttäjää ja silti omistaja voi olla henkilökohtainen profiili, johon kukaan ei pääse.
Aloita listaamalla kaikki tilit ja selvitä alla olevien alustaohjeiden avulla, kenellä on pääsy ja kuka on omistaja.
Mistä tarkistat, alusta alustalta
Valikkojen nimet muuttuvat aika ajoin, joten käytä näitä karttana ja katso alustan omasta ohjeesta, jos valikko on siirtynyt.
Facebook, Instagram ja Meta Business
Mistä katsot: Facebook-sivun ylläpitäjät: avaa sivun asetukset ja valitse Page access, niin näet kaikki, joilla on täysi tai rajattu hallinta. Business-salkku (Business Manager): avaa business.facebook.com, valitse Business settings ja tarkista Users, Pages ja Ad accounts (käyttäjät, sivut ja mainostilit).
Hyvä tietää: Sivulla tai mainostilillä on yksi omistajana toimiva business-salkku, muut voivat olla vain kumppaneita. Varmista, että omistaja on yrityksesi salkku eikä jonkun henkilökohtainen profiili, ja pidä ylläpitäjiä vähintään kaksi.
Google Ads, Analytics ja Search Console
Mistä katsot: Google Ads: Admin, sitten Access and security (käyttöoikeudet ja suojaus). Google Analytics: Admin, sitten Account access management (tilin käyttöoikeudet). Search Console: Settings, sitten Users and permissions (käyttäjät ja oikeudet). Tag Manager: Admin, sitten User management.
Hyvä tietää: Jokainen tili on sidottu Google-tunnukseen. Käytä omistajana yrityksen hallitsemaa osoitetta ja lisää toinen ylläpitäjä.
Google-yritysprofiili
Mistä katsot: Avaa profiilisi osoitteessa business.google.com, sitten profiilin asetukset ja People and access (henkilöt ja käyttöoikeudet). Siellä näkyvät omistaja ja ylläpitäjät.
Hyvä tietää: Profiililla on omistaja ja ylläpitäjiä. Omistajuuden voi siirtää, joten tee se ennen kuin henkilö lähtee.
LinkedIn-sivu ja mainonta
Mistä katsot: Yrityssivu: avaa sivu ylläpitäjänä, sitten Admin tools ja Manage admins. Mainonta: avaa Campaign Managerissa mainostili ja tarkista Account assets ja sen jälkeen Manage access.
Hyvä tietää: Pidä sivulla vähintään kaksi super admin -käyttäjää ja varmista, että mainostili on yhdistetty yrityssivuun.
TikTok
Mistä katsot: Avaa TikTok Business Center ja tarkista Members ja Assets (jäsenet ja omaisuus). Itse profiili on sidottu tunnukseen, joten kirjaa ylös myös sen sähköposti tai puhelinnumero.
Hyvä tietää: Suosi Business Centeriä yhden henkilön tunnusten sijaan ja pidä ylläpitäjiä useampi kuin yksi.
YouTube
Mistä katsot: YouTube Studio: Settings ja sen jälkeen Permissions (käyttöoikeudet) näyttää kanavan ylläpitäjät. Brand Accountin omistajat näkyvät Google-tilin Brand account -asetuksissa.
Hyvä tietää: Yhden henkilökohtaisen Google-tilin omistama kanava katoaa tilin mukana. Käytä Brand Accountia, jolla on useita omistajia.
Yrityssähköposti ja työtila
Mistä katsot: Google Workspace: admin.google.com. Microsoft 365: admin.microsoft.com. Katso Users ja Roles (käyttäjät ja roolit), kuka on pääkäyttäjä.
Hyvä tietää: Useimpien muiden palvelujen salasanan palautuslinkit tulevat näihin postilaatikkoihin, joten niiden hallitsija hallitsee palautusta kaikkialla.
Verkkosivut: verkkotunnus, hosting ja kirjautuminen
Verkkosivuilla on kolme erillistä omistajaa löydettävänä: verkkotunnus, hosting ja sivuston kirjautuminen. Ne ovat usein kolme eri yritystä.
1. Selvitä verkkotunnuksen omistaja
Hae verkkotunnus WHOIS- tai RDAP-haulla. .fi-verkkotunnuksille käytä Traficomin verkkotunnushakua: se näyttää rekisterinpitäjän (registrar) ja yrityksen osalta haltijan. Yksityishenkilöiden tiedot on piilotettu.
2. Selvitä DNS ja hosting
Katso ilmaisella DNS-haulla verkkotunnuksen nimipalvelimet (NS-tietueet) ja sen takana oleva IP-osoite. Ne kertovat, kuka hallinnoi DNS:ää ja missä sivusto sijaitsee. Rekisterinpitäjä ja hosting-yhtiö voivat olla eri yrityksiä.
3. Selvitä sivuston kirjautuminen
Suurin osa sivustoista toimii WordPressillä: kokeile osoitetta omaverkkotunnus.fi/wp-admin. Wappalyzerin tai BuiltWithin kaltaiset työkalut kertovat, mitä alustaa sivusto käyttää. Wix-, Squarespace- ja Shopify-sivustoille kirjaudutaan alustan omalla sivustolla.
Vaiheittaiset oppaat
Syvennä osaamistasi näillä oppailla tileihin, jotka aiheuttavat eniten vaivaa.
Mistä näen, kuka on Facebook-sivun ylläpitäjä?
Selvitä, kenellä on Facebook-sivusi täysi hallinta, ja lisää toinen ylläpitäjä.
Meta Business Suite ja Business Manager: kenellä on pääsy yrityksesi tileihin?
Tarkista business-salkkusi ylläpitäjät, omaisuus ja kumppanit.
Miten selvitän, kuka omistaa verkkotunnuksen?
Selvitä verkkotunnuksesi rekisterinpitäjä, haltija ja DNS-palvelu.
Mistä kirjaudun yrityksen verkkosivujen hallintaan?
Löydä verkkosivujesi kirjautuminen ja palauta pääsy.
Markkinointitilien luovutuslista: kun työntekijä lähtee tai vaihdat toimistoa
Tarkistuslista, kun työntekijä lähtee tai vaihdat toimistoa.
Jos et pääse kirjautumaan sisään
Salasanan palautus toimii jokaisessa palvelussa eri tavalla. Aloita omistajan sähköpostista ja puhelinnumerosta, äläkä pyydä salasanaa sähköpostilla tai chatissa.
Facebook ja Meta
Käytä Unohditko salasanasi -toimintoa tilin sähköpostilla tai puhelinnumerolla. Jos kumpikaan ei ole enää käytössä, pyydä sivun tai business-salkun toista ylläpitäjää lisäämään sinut tai käytä Metan tilinpalautusta ja sivun käyttöoikeuspyyntöä.
Käytä tilinpalautusta palautussähköpostilla tai -puhelinnumerolla. Workspace-ylläpitäjä voi nollata yritystilin salasanan.
Käytä salasanan palautusta. Jos yrityssivulla ei ole enää ylläpitäjiä, LinkedInin tuki voi auttaa pyytämään pääsyä.
TikTok-tunnukset
Palauta salasana kirjautumiseen käytetyn sähköpostin tai puhelinnumeron kautta. Business Centerissä toinen ylläpitäjä voi lisätä sinut takaisin jäseneksi.
WordPress-sivusto
Valitse kirjautumissivulla Lost your password; linkki lähetetään käyttäjätilin sähköpostiin. Jos osoite ei enää toimi, hosting-palvelun tarjoaja voi auttaa pääsyn palauttamisessa.
Verkkotunnus ja hosting
Ota yhteyttä rekisterinpitäjään tai hosting-yhtiöön ja osoita edustavasi haltijaa, esimerkiksi kaupparekisteriotteella. Palautuslinkki lähetetään yleensä haltijan sähköpostiin.
Omistajuuden tarkistuslista
Kopioi tämä lista ja käy se kerran läpi koko yrityksen osalta.
Tarkista jokainen tili
1. Listaa kaikki markkinointitilit: somekanavat, mainostilit, analytiikka, verkkosivut, verkkotunnus ja sähköposti.
2. Kirjaa kustakin omistaja ja kaikki muut, joilla on pääsy.
3. Varmista, että yritys omistaa jokaisen tilin eikä henkilökohtainen profiili.
4. Varmista, että jokaisella tilillä on vähintään kaksi ylläpitäjää.
5. Kirjaa jokaisen tilin palautussähköposti ja puhelinnumero ja varmista, että yritys hallitsee niitä.
6. Kirjaa verkkotunnuksen rekisterinpitäjä, DNS-palvelu, hosting ja sivuston kirjautuminen.
7. Säilytä tunnukset yhteisessä paikassa, jossa on pääsynhallinta, älä chatissa tai sähköpostissa.
8. Käy lista läpi neljännesvuosittain ja aina kun joku aloittaa tai lähtee.
Kun joku lähtee
Järjestys on tärkeä: lisää ensin uusi omistaja tai ylläpitäjä, poista sitten henkilö ja vaihda lopuksi yhteiset salasanat.
Pidä tieto yrityksessä, älä yhden ihmisen päässä
Kertatarkistus ei riitä. Kun seuraavan kerran henkilö tai rooli vaihtuu, vastaukset katoavat taas, ellei yritys säilytä niitä jaetussa paikassa. Targetin Vault on tehty juuri tähän.
Kirjaa omistaja ja kenellä on pääsy
Vault tallentaa jokaisesta palvelusta tunnuksen sekä sen, kenen nimissä tili on ja kenelle pääsy on annettu, esimerkiksi toimistoille, freelancereille ja kollegoille.
Näe, mihin pitää puuttua
Vault nostaa esiin tilit, jotka eivät ole yrityksen nimissä tai jotka uusiutuvat pian, ja tarkistuslista näyttää, mistä oleellisista palveluista yrityksellä ei vielä ole tietoa.
Tieto säilyy, kun ihmiset vaihtuvat
Tunnukset kuuluvat yritykselle, eivät henkilölle. Pääsyä hallitaan roolien mukaan, jokainen avaus kirjataan lokiin ja uusi kollega saa kokonaiskuvan heti ensimmäisenä päivänä.
Näin estät ongelman toistumisen
Pidä tunnukset yhdessä paikassa
MarketerTargetin Vault tallentaa markkinoinnin tunnukset, kuten verkkotunnukset, hostingin ja mainostilien ylläpitäjät, yhteen salattuun paikkaan, jolloin tunnukset ovat yrityksen eikä yhden ihmisen hallussa.
Jaa tunnukset turvallisesti
Pitääkö toimistolle tai kollegalle antaa pääsy? Lähetä tunnus kertakäyttöisenä salattuna linkkinä sähköpostin tai chat-viestin sijaan.
Usein kysytyt kysymykset
Mistä näen, ketkä ovat yrityksen Facebook-sivun ylläpitäjät?
Avaa sivu, mene asetuksiin ja valitse Page access. Henkilöillä, joilla on Facebook-pääsy, on täysi hallinta, ja tehtäväpääsyn henkilöillä on rajatut roolit. Business Manager näyttää saman kohdassa Business settings.
Miten selvitän, kuka omistaa yrityksen verkkotunnuksen?
Käytä WHOIS- tai RDAP-hakua. .fi-verkkotunnuksille Traficomin verkkotunnushaku näyttää rekisterinpitäjän ja yritysten osalta haltijan. Verkkotunnusta hallitaan kirjautumalla rekisterinpitäjän sivustolle.
Mitä teen yrityksen markkinointitunnuksille, kun työntekijä lähtee?
Lisää ensin toinen omistaja tai ylläpitäjä, poista sitten lähtevä henkilö ja vaihda yhteiset salasanat. Tarkista, etteivät palautussähköpostit ja puhelinnumerot osoita lähteneeseen henkilöön.
Pitääkö yrityksen vai markkinoijan omistaa tilit?
Yrityksen. Henkilöille ja toimistoille annetaan roolit yrityksen omistamilla tileillä, jolloin pääsyn voi poistaa tilin menettämättä.
Miten lähetän tunnuksen turvallisesti toimistolle?
Älä lähetä sitä tavallisessa sähköpostissa tai chatissa. Käytä kertakäyttöistä salattua linkkiä, joka vanhenee avaamisen jälkeen.
Pidä markkinointitilit ja pääsytiedot yhdessä paikassa
Tallenna tunnukset Vaultiin, jaa ne kertakäyttölinkeillä ja pidä markkinointisuunnitelma niiden vieressä Targetissa.
Aloita ilmainen viikkosi