Tietopankki · Tilien omistajuus
Markkinointitilien luovutuslista: kun työntekijä lähtee tai vaihdat toimistoa
Vaiheittainen tarkistuslista markkinointitilien turvalliseen luovutukseen. Noudata järjestystä, niin yritys säilyttää hallinnan tileihinsä, tunnuksiinsa ja dataansa.
Lyhyt vastaus
Järjestys on tärkeä: lisää ensin uusi omistaja tai ylläpitäjä, poista sitten henkilö tai toimisto ja vaihda lopuksi yhteiset salasanat. Tee se viimeisenä työpäivänä ja kirjaa jälkikäteen ylös, kuka omistaa mitäkin.
Kun työntekijä lähtee
1. Listaa kaikki tilit, joihin henkilöllä on pääsy
Käytä omistajuuslistaa tai Vaultia nähdäksesi, mitä tilejä henkilö omistaa tai ylläpitää: somekanavat, mainostilit, analytiikka, verkkosivut, verkkotunnus, sähköposti ja työkalut.
2. Lisää ensin toinen omistaja
Lisää jokaiselle tilille, jossa henkilö on ainoa omistaja tai ylläpitäjä, kollega ylläpitäjäksi ennen mitään muuta.
3. Siirrä omistajuus yritykselle
Siirrä sivut, mainostilit ja kanavat henkilökohtaisista profiileista yrityksen business-salkkuun, työtilaan tai brändi-tiliin.
4. Poista heidän pääsynsä
Poista henkilö sivuilta, mainostileiltä, analytiikasta, Search Consolesta, verkkosivuilta ja yhteisistä työkaluista viimeisenä työpäivänä.
5. Vaihda yhteiset salasanat
Vaihda kaikki yhteiset tunnukset, jotka henkilö tiesi, ja lähetä uudet kertakäyttölinkeillä sähköpostin tai chatin sijaan.
6. Tarkista palautustiedot
Varmista, etteivät palautussähköpostit ja puhelinnumerot osoita henkilön omaan osoitteeseen tai puhelimeen.
7. Käy läpi automaatiot ja laskutus
Tarkista henkilöön sidotut yhdistetyt sovellukset, ajastetut julkaisut, maksutavat ja laskut.
8. Kirjaa muutokset ylös
Kirjaa ylös, kuka omistaa nyt mitäkin, päivämäärineen, jotta seuraava luovutus on helppo.
Kun vaihdat toimistoa
1. Sovi luovutuspäivä ja laajuus
Sovi kirjallisesti, milloin luovutus tapahtuu ja mitä vanhan toimiston pitää luovuttaa.
2. Pyydä tililista
Pyydä kirjallinen lista kaikista tileistä, työkaluista ja tunnuksista, joita toimisto hallinnoi puolestasi, mukaan lukien kunkin omistaja.
3. Tarkista omistajuus ensin
Varmista, että sivut, mainostilit, analytiikka ja verkkotunnus ovat yrityksesi omistuksessa eivätkä toimiston. Jos eivät ole, siirrä ne ennen sopimuksen päättymistä.
4. Lisää uusi toimisto oikealla roolilla
Anna uudelle toimistolle kumppanin tai työntekijän pääsy, älä omistajan pääsyä.
5. Pidä vanha toimisto mukana, kunnes siirto on varmistettu
Älä poista vanhaa toimistoa ennen kuin olet testannut, että kaikki toimii omilla ja uuden toimiston oikeuksilla.
6. Poista vanha toimisto ja vaihda salasanat
Poista toimisto kaikilta tileiltä ja vaihda yhteiset salasanat, jotka se tiesi.
7. Kerää data ja kuvamateriaalit
Pyydä sisältökalenterit, kuvamateriaalit, yleisölistat ja raportit avoimessa muodossa.
8. Päivitä laskutus ja sopimukset
Siirrä mainoslaskutus omalle maksutavallesi ja päätä vanha sopimus kirjallisesti.
Mitä tarkistat kullakin alustalla
Kuka omistaa yrityksesi markkinointitilit?
Tarkista, kuka pääsee kirjautumaan kullekin alustalle, verkkosivuille ja verkkotunnukseen, ja mitä teet kun kukaan ei pääse sisään.
Mistä näen, kuka on Facebook-sivun ylläpitäjä?
Selvitä, kenellä on Facebook-sivusi täysi hallinta, ja lisää toinen ylläpitäjä.
Meta Business Suite ja Business Manager: kenellä on pääsy yrityksesi tileihin?
Tarkista business-salkkusi ylläpitäjät, omaisuus ja kumppanit.
Miten selvitän, kuka omistaa verkkotunnuksen?
Selvitä verkkotunnuksesi rekisterinpitäjä, haltija ja DNS-palvelu.
Mistä kirjaudun yrityksen verkkosivujen hallintaan?
Löydä verkkosivujesi kirjautuminen ja palauta pääsy.
Pidä tieto yrityksessä, älä yhden ihmisen päässä
Ensi kerralla lista on paljon lyhyempi, jos vastaukset on jo kirjattu ylös. Targetin Vault pitää jokaisen tunnuksen, sen omistajan ja pääsyn omaavat yhdessä paikassa, jolloin luovutus kestää minuutteja päivien sijaan.
Omistaja ja pääsy kirjattuna
Kirjaa, kenen nimissä kukin tili on ja kenelle pääsy on annettu, esimerkiksi toimistoille, freelancereille ja kollegoille.
Tarkistuslista siitä, mitä kannattaa säilyttää
Näe, mistä oleellisista palveluista yrityksellä ei vielä ole tietoa ja mitkä tilit eivät ole yrityksen nimissä tai uusiutuvat pian.
Tieto säilyy, kun ihmiset vaihtuvat
Pääsy seuraa rooleja, jokainen avaus kirjataan lokiin ja uusi kollega näkee kokonaiskuvan heti ensimmäisenä päivänä.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä teen yrityksen markkinointitunnuksille, kun työntekijä lähtee?
Lisää ensin toinen omistaja tai ylläpitäjä, poista sitten lähtevä henkilö ja vaihda yhteiset salasanat. Tarkista, etteivät palautussähköpostit ja puhelinnumerot osoita lähteneeseen henkilöön.
Kuinka kauan luovutus kestää?
Pieni yritys selviää noin tunnissa, kun tililista on ajan tasalla. Ilman listaa hitain vaihe on tilien löytäminen.
Pitääkö kaikki salasanat vaihtaa, kun joku lähtee?
Vaihda kaikki yhteiset salasanat, jotka henkilö tiesi. Hänen omia henkilökohtaisia tunnuksiaan ei tarvitse vaihtaa, mutta ne pitää poistaa yrityksen tileiltä.
Kenen pitää omistaa markkinointitilit?
Yrityksen. Henkilöille ja toimistoille annetaan roolit yrityksen omistamilla tileillä, jolloin pääsyn voi poistaa tilin menettämättä.
Onko tarkistuslista ilmainen?
Kyllä. Lataa se rekisteröitymättä ja käytä Excelissä tai Google Sheetsissä.
Pidä markkinointitilit ja pääsytiedot yhdessä paikassa
Tallenna tunnukset Vaultiin, jaa ne kertakäyttölinkeillä ja pidä markkinointisuunnitelma niiden vieressä Targetissa.
Aloita ilmainen viikkosi